| Home | Diensten | Managementsystemen | Opzetten en invoeren van managementsystemen

Opzetten en invoeren van managementsystemen

Het efficiënt opzetten en invoeren van een managementsysteem gaat in een aantal (min of meer standaard) typische stappen. Deze stappen zijn globaal de volgende:

Gebruik makend van een globaal plan van aanpak, waarin op hoofdlijnen wordt aangegeven hoe het traject zal worden opgepakt, is het van groot belang om het management (directie en/of management team) te informeren. Het management zal door het beschikbaar stellen van mensen en middelen plus een actieve rol en inbreng de belangrijkheid moeten tonen aan de rest van de organisatie om van het project een succes te maken.

Een inventarisatie of nulmeting is meestal de eerste stap die wordt uitgevoerd bij het opzetten en invoeren van een bedrijfssysteem. Voordat dit wordt gedaan moet in een overleg worden bepaald wat de scope (=toepassingsgebied) van het bedrijfssysteem zal worden, welke wet en regelgeving van toepassing is en welke normen en/of richtlijnen dienen te worden gehanteerd. De inventarisatie is eigenlijk een (beperkte) toetsing en start dus met het opstellen van vragenlijsten en een planning. Op basis van deze inventarisatie kan er vervolgens een gericht project worden gestart om de gewenste resultaten te gaan bereiken.

Voor het uitvoeren van het project zal er als eerste een projectplan moeten worden opgesteld. De inhoud van dit plan is meestal vastomlijnd en varieert op basis van bedrijfsgrootte, diversiteit van primaire processen (vervaardigen producten of uitvoeren diensten), aantal locaties en complexiteit of veelheid van wetten, normen en richtlijnen. Het projectplan dient te worden besproken met de opdrachtgever, veelal de directie om formeel te worden goedgekeurd voordat er activiteiten worden opgestart. Het is ook gebruikelijk om direct het gehele bedrijf of instelling te informeren over de start van het project, de inbreng van diverse functionarissen en de te verwachten resultaten. Door de betrokkenheid van de medewerkers wordt een gezamenlijk doel nagestreefd die op elk niveau van de organisatie merkbaar zal zijn.

Bij het uitvoeren van het projectplan is het van groot belang om regelmatig te communiceren over de bereikte resultaten zodat het bedrijf of instelling betrokken en op de hoogte blijft van de vorderingen. Het is aan te raden om het project te faseren en direct nieuwe (of aangepaste) werkwijzen en documenten in te voeren in de organisatie. Een stapsgewijze invoering verhoogt de acceptatie door de medewerkers en iedereen is direct betrokken bij de invoering van het bedrijfssysteem.

Het invoeren van een bedrijfssysteem raakt alle geledingen van de organisatie en er moet dus een communicatiestructuur worden opgezet waarbij van directie tot werkvloer eenieder op de hoogte van de invoering is en in de gelegenheid wordt gesteld om commentaar te geven en verbeteringen aan te dragen.

In de praktijk blijkt dat veel bedrijven bij de invoering van een bedrijfssysteem vergeten om ook de ondernemingsraad regelmatig op de hoogte te houden van de resultaten. Zeker indien er beleidsmatige beslissingen op personeelsgebied (o.a. vastleggen functiebeschrijvingen, houden van functioneringsgesprekken, eisen aan opleiding en training) worden genomen zal ook de ondernemingsraad betrokken moeten worden bij het beoordelen van deze aspecten.

Wanneer de documentatie van het bedrijfssysteem is vastgelegd en vastgesteld, nieuwe of aangepaste werkwijzen zijn ingevoerd nadert het project het einde. Als laatste stap zal er getoetst moeten worden of inderdaad alle vastgelegde afspraken in de praktijk worden gevolgd. Deze interne toetsing, ook wel interne audit genoemd, zal moeten aantonen dat er wordt gewerkt volgens afspraak gebruik makend van de vastgelegde proceduren in het bedrijfssysteem. Afhankelijk van het toepassingsgebied en de gekozen normen en richtlijnen zal het systeem worden getoetst en zullen eventuele afwijkingen moeten worden opgevolgd.

Na het oplossen van eventuele afwijkingen en het doorvoeren van de nodige verbeteringen is het bedrijfssysteem klaar om ook een externe toetsing te ondergaan, de certificatieaudit.

Ieder systeem heeft onderhoud nodig en het beste gaat dat planmatig. De kracht van onderhoud is het inbrengen van ritme: periodiek en regelmatig doorvoeren van alle benodigde acties om het bedrijfssysteem te onderhouden en daar waar mogelijk verder te verbeteren. Om dit planmatig te realiseren is het goed om een jaarlijks onderhoudsplan op te stellen met alle activiteiten die in dit kader nodig zijn.

Te denken valt aan:

• Uitvoeren interne audits, (werkplek) inspecties
• Analyseren van gegevens over de processen
• Analyseren van klachten en opvolging
• Analyseren van klanttevredenheid
• Onderhoud van documentatie en uitgifte nieuwe documenten
• Jaarlijkse beoordeling systeem door directie
• Verbeterprojecten

Alleen al door deze activiteiten per maand of per kwartaal te groeperen, te plannen, verantwoordelijken toe te wijzen en op te volgen, ontstaat er rondom het onderhoud van het bedrijfssysteem een ritme waar de gehele organisatie rekening mee kan houden.
In de praktijk blijkt maar al te vaak dat organisaties in pas in actie komen als de externe auditor aankondigt een externe audit te komen doen. Omdat men vergeet om het reguliere onderhoud goed te plannen en op te volgen blijven geconstateerde afwijkingen liggen en kan zo het managementsysteem niet adequaat functioneren.